Wiele firm boryka się z problemem niewykorzystanych urlopów zaległych. Czy można skutecznie przekonać pracowników do wykorzystania zaległych urlopów wypoczynkowych w kodeksowym terminie – do końca września? Proponujemy praktyczny dokument kadrowy, który będzie pomocny w tej kwestii.
Zdarza się, że pracownik nie może wykorzystać zaległego urlopu w terminie np. z powodu choroby. Ale też często po prostu z uporem odmawia udania się na urlop. Wówczas dobrym sposobem skłonienia go do wykorzystania zaległego urlopu może okazać się pisemna informacja, której treść podajemy poniżej.
miejscowość, data
pracownik
Informacja o konieczności wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego i konsekwencjach jego niewykorzystania w terminie*
Uprzejmie informuję, że do chwili obecnej nie wykorzystała/nie wykorzystał Pani/Pan pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego Pani/Panu za 2018 rok. Pozostało Pani/Panu do wykorzystania (przykładowo) 6 dni tego urlopu.
Z tego:
-1 dzień jest to niewykorzystany w 2018 roku urlop wypoczynkowy „na żądanie” (urlop ten przechodzi na 2018 rok jako zwykły urlop zaległy),
- 5 dni jest to niewykorzystany w 2018 roku zwykły urlop wypoczynkowy
Proszę o złożenie wniosku o 5 dni zaległego urlopu najpóźniej do 31 sierpnia 2019 r., tak aby ten urlop został Pani/Panu udzielony najpóźniej do końca września 2019 roku.
Jednocześnie zaznaczam, że w razie braku złożenia wniosku o 5 dni zaległego urlopu za 2018 rok we wskazanym wyżej terminie pracodawca do końca III kwartału br.
jednostronną decyzją wyznaczy Pani/Panu termin wykorzystania tej części urlopu, która powinna być udzielona do 30 września br.
Pracodawca/upoważniona osoba
Potwierdzenie odbioru przez pracownika: Otrzymałam(-łem): dnia……………….. r.
* zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy
Ad 1. Warto poinformować już na początku roku, najpóźniej w sierpniu
Informację o konieczności wykorzystania zaległych urlopów wypoczynkowych do końca III kwartału następnego roku warto przekazać pracownikom na tyle wcześnie, aby mieli jeszcze czas na zaplanowanie wykorzystania urlopów we wskazanym terminie bez szkody dla funkcjonowania zakładu pracy. Można ją przesłać pracownikom już na początku roku kalendarzowego, a najpóźniej warto to zrobić np. w sierpniu. W ten sposób będą mieli jeszcze czas na zaplanowanie wykorzystania urlopów we wskazanym terminie.
Ad 2. Najlepsza osobna informacja dla każdego pracownika
Opracowanie jedynie ogólnej informacji i umieszczenie jej np. w firmowym intranecie czy na tablicy ogłoszeń może nie odnieść zamierzonego przez pracodawcę skutku, czyli nie nakłonić pracowników do terminowego wykorzystywania zaległych urlopów. Lepsze rozwiązanie to przekazanie informacji o konieczności wykorzystania zaległych urlopów z osobna każdemu pracownikowi, który ma jeszcze zaległy urlop z poprzedniego roku. W przypadku imiennej informacji większa jest bowiem szansa na to, że pracownik się z nią zapozna i dowie się o ewentualnych konsekwencjach niewywiązania się z obowiązku pójścia na zaległy urlop do końca września.
Ważne: Również w przypadku gdy to pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu w terminie, osoba odpowiedzialna w firmie za udzielanie urlopów pracownikom może być ukarana mandatem w razie kontroli PIP lub grzywną w sytuacji skierowania sprawy do sądu.
Ad 3. Co powinniśmy napisać w informacji o zaległym urlopie
W omawianym dokumencie powinniśmy wskazać przede wszystkim, że:
- pracownik ma zaległy urlop z poprzedniego roku (możemy podać przy tym konkretną liczbę dni/godzin zaległego urlopu z ewentualnym wskazaniem, która część tego urlopu jest to niewykorzystany w zeszłym roku urlop na żądanie);
- pracodawca wzywa pracownika, aby złożył wniosek o zaległy urlop najpóźniej na początku września – np. do 1 września – tak aby urlop zaległy został udzielony najpóźniej do końca września (pamiętajmy przy tym, że zdaniem GIP oraz Ministerstwa Pracy niewykorzystany urlop „na żądanie”, który przechodzi na następny rok jako zwykły urlop zaległy, pracownik może wykorzystać także w terminie późniejszym niż do 30 września – trzeba to uwzględnić w informacji dla pracownika);
- pracodawca ostrzega, że niezłożenie wniosku urlopowego we wskazanym terminie spowoduje konieczność wyznaczenia terminu urlopu, który powinien być pracownikowi udzielony do końca września, w drodze jednostronnej decyzji pracodawcy.
Ad 4. Trzeba mieć potwierdzenie z datą i podpisami
Do celów dowodowych ważne jest, aby pisemna informacja o konieczności wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego była podpisana przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną. Warto też, aby pracownik napisał na egzemplarzu informacji, który pracodawca zatrzyma dla siebie, że potwierdza odbiór dokumentu, oraz podpisał się wraz ze wskazaniem daty. Podpis pracownika pod informacją ma znaczenie dowodowe. Będzie bowiem świadczyć o tym, że pracownik:
- został poinformowany o liczbie dni niewykorzystanego zaległego urlopu,
- był świadomy, jakie konsekwencje może pociągnąć za sobą zawinione przez niego niewykorzystanie zaległego urlopu w terminie.
Ad 5. Co gdy pracownik nadal odmawia?
Jeżeli pracownik, pomimo otrzymania omawianej informacji, z przyczyn leżących tylko po jego stronie odmawia złożenia wniosku urlopowego i wykorzystania zaległego urlopu w kodeksowym terminie – pracodawca może udzielić mu jednostronnie tej części urlopu, która jest zaległa i powinna być udzielona najpóźniej do 30 września. Zostało to potwierdzone w orzecznictwie Sądu Najwyższego (zob. wyrok SN z 7 maja 2008 r., II PK 313/07, OSNP 2009/17-18/229 oraz z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, OSNP 2006/23-24/354).
Ważne: Niewykorzystanie przez pracownika zaległego urlopu wypoczynkowego do końca września następnego roku daje pracodawcy prawo jednostronnego wyznaczenia terminu wykorzystania tego urlopu.
Portal kadrowy
Comments