Nie tylko pracownicy zatrudnieni w oparciu o umowę o pracę odbywają podróże służbowe (na zlecenie pracodawcy), a zakład pracy rozlicza ponoszone z tego tytułu koszty. Nie ma przeszkód, aby ujmować w rachunku podatkowym także wydatki na takie podróże odbyte przez samego przedsiębiorcę. Inny jest tutaj jednak sposób dokumentowania kosztów.
Za podróż służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) uznać należy wykonywanie zadania w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności. (wyjaśnienie resortu finansów umieszczone na stronie sip.mf.gov.pl
Wydatki związane z odbywaniem takiej podróży mogą zostać ujęte w kosztach firmy. Muszą jednakże być należycie udokumentowane, poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu i nie mogą zostać wymienione w art. 23 ust. 1 updof.
O jakie wydatki tutaj chodzi? Naturalnie otwierają je koszty przejazdu. I tak w przypadku podróży publicznymi środkami transportu (pociąg, autobus, prom, samolot) koszty zostaną rozpoznane w wysokości ceny biletu za przejazd bądź faktury. Nie ma tutaj ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu. Gdy korzystamy z taksówki, dobrze zaopatrzyć się w fakturę.
Podróżując samochodem stanowiącym środek trwały firmy przedsiębiorca zaliczy do kosztów faktycznie poniesione wydatki na jego eksploatację (czyli np. zakup paliwa, opłaty parkingowe, za autostrady czy inne drogi płatne, a także mycie, remonty, wymiany eksploatacyjne itd.). Wydatki takie w przyszłym roku będą limitowane, gdy korzystamy z samochodu osobowego. W kosztach rozpoznamy z reguły jedynie 75% poniesionych wydatków.
Sytuacja wygląda podobnie w przypadku podróży odbytej samochodem osobowym niestanowiącym środka trwałego firmy. Tutaj jednakże wysokość powyższych wydatków jest limitowana do wartości wyznaczonej tzw. kilometrówką.
Również tutaj nastąpią zmiany w 2019 r. Z jednej strony zniknie kilometrówka, niemniej wykorzystanie do celów firmowych samochodu prywatnego przedsiębiorcy pozwoli na rozliczenie w kosztach jedynie 20% faktycznie poniesionych wydatków na auto.
Warto wiedzieć Na wydatki związane z parkowaniem samochodu, udokumentowane biletem z parkometru, kuponem, biletem jednorazowym, które nie zawierają danych przedsiębiorcy, sporządza się dowód wewnętrzny i dołącza do niego posiadany dokument. Wydatki te ujmuje się w wysokości faktycznie poniesionej, ustalonej na podstawie powyższych dowodów.
Wydatki poniesione za granicą, na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Na ich odwrocie należy wpisać dane przedsiębiorcy oraz rodzaj zakupionego towaru.
Nocleg
Przedsiębiorca rozlicza w kosztach podatkowych koszty noclegu w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem. Nie ma tutaj kwot zryczałtowanych czy limitów stosowanych w przypadku podróży służbowej pracowników.
Przejazdy lokalne
Przedsiębiorca korzystający z przejazdów środkami komunikacji miejscowej może zaliczyć do kosztów podatkowych poniesione z tego tytułu wydatki w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd czy innym dokumentem z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku na konkretny środek transportu. Nie stosuje się tutaj ryczałtów dotyczących pracowników.
Wyżywienie
Kosztem przedsiębiorcy są także przysługujące mu diety, do wysokości przysługujących pracownikom. W rachunku podatkowym przedsiębiorca nie ujmie za to faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie, pomimo posiadanych rachunków. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Jest to też jedyny koszt określany ryczałtowo a nie w wysokości faktycznie poniesionej.
Inne wydatki
Przedsiębiorca może w kosztach rozliczyć również inne wydatki związane z odbytą podróżą służbową, w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem. Są to na ogół różnego rodzaju opłaty za wstęp na targi, wystawy, pokazy, za bagaż, spotkania biznesowe itp. – niezbędne do prawidłowego wykonania czynności podczas podróży służbowej, o ile nie znalazły się w katalogu wydatków nieuznawanych za podatkowe koszty uzyskania przychodu.
oprac. : Krzysztof Skrzypek / eGospodarka.pl
Comentários